Het bestuur van DAIR bestaat uit minimaal 3 bestuursleden. Op deze pagina staan de verschillende rollen en bijbehorende taken beschreven. Om de taken en werkzaamheden goed te duiden, is hieronder eerst nog even beschreven wat DAIR voor vereniging is en welk doel zij heeft.

Bestuursleden worden voor een periode van 3 jaar gekozen door de aanwezigen bij de jaarlijkse  ALV. Het is mogelijk om twee termijnen van 3 jaar achter elkaar in het bestuur te zitten. Daarna ligt herkiezing niet voor de hand, in uitzonderingsgevallen en met instemming van de ALV kan een derde termijn aangehouden worden.

Wat is DAIR:
Het is een vereniging van institutional researchers in het hoger onderwijs: mensen die werkzaam zijn in instellingen en organisaties voor hoger onderwijs en die veelal kwantitatieve informatie over dit hoger onderwijs verzamelen en analyseren, ten behoeve van het hoger onderwijs en van de eigen instellingen. DAIR is een vereniging van mensen die zich willen ontwikkelen in hun professie en die de effectiviteit van hun werk willen verhogen.

Doel van DAIR:
In de beginjaren is er door de vereniging vooral gewerkt aan de vergroting van de naamsbekendheid van IR, de afbakening en de professionaliteit van IR. Producten van die jaren zijn bijvoorbeeld de beroepscode en de DAIR-primer. De laatste jaren richt DAIR zich meer op de wijze waarop zij een effectieve bijdrage aan discussies over verantwoording, beleid, strategie en kwaliteitszorg kan leveren.

DAIR stelt zich ten doel:

  • de professionele ontwikkeling van de leden te stimuleren;
  • de ontwikkeling van de IR-professie in het hoger onderwijs te steunen;
  • de samenwerking binnen het hoger onderwijs op het terrein van het IR te versterken.

Deze doelstelling realiseren we door allerlei activiteiten zoals seminars, leerkringen, masterclasses en werkbezoeken te organiseren.

Algemene bestuurstaken

De bestuursleden van DAIR hebben de volgende algemene taken:

  • Inventariseren van de wensen, behoeften en motieven van leden.
  • Inventariseren van de behoefte aan deskundigheidsbevordering voor de diverse leden.
  • Opstellen van een jaarplan/agenda met activiteiten.
  • Het op basis van de geïnventariseerde behoefte, organiseren van diverse netwerk- en informatiebijeenkomsten zoals seminars, leerkringen, masterclasses en werkbezoeken.
  • Faciliteren van netwerken institutioneel onderzoek op verzoek van leden.
  • Zorgen voor organisatie en uitvoeren algemene ledenvergadering.
  • De leden informeren over gang van zaken van de vereniging.
  • Evalueren na afloop van een activiteit.
  • Taakomschrijvingen bestuursleden up-to-date houden.

Rollen Bestuursleden

Voorzitter

  • De voorzitter is de coördinator van het bestuur en stemt de activiteiten op elkaar af.
  • De voorzitter is de spreekbuis van het bestuur naar de leden.
  • De voorzitter heeft de leiding in vergaderingen van het dagelijks bestuur en heeft de verantwoordelijkheid voor de besluitvorming
  • De voorzitter zorgt voor een goede taakverdeling onder de bestuursleden en zorgt voor duidelijkheid over de doelen van het bestuur
  • De voorzitter bevordert een optimale samenwerking binnen het bestuur.

Secretaris

  • De secretaris is verantwoordelijk voor het opzetten en bijhouden van het archief (het verzamelen, ordenen en op een toegankelijke wijze opbergen van informatie).
  • De secretaris is verantwoordelijk voor het in overleg met de voorzitter voorbereiden van vergaderingen, de verslaglegging en beantwoording van ingekomen post (eventueel gedelegeerd naar het secretariaat, de secretaris blijft echter wel de eindverantwoordelijkheid houden).
    • Uitnodiging voor vergadering rondsturen
    • opstellen van een agenda
    • in overleg met de voorzitter bekijken welke ingekomen stukken besproken moeten worden
    • overleggen met de voorzitter over de nodige toelichting
    • de stukken tijdig toesturen
    • verslag / besluitenlijst maken
    • verslag / besluitenlijst uitwerken en rondsturen
    • ingekomen stukken beantwoorden
  • De secretaris is verantwoordelijk voor het in de gaten houden van de bestuurlijke regels zoals:
    • check of de besluiten kloppen met de statuten en het huishoudelijk reglement
    • check de namen van de bestuursleden met de namen in het register van de Kamer van Koophandel
    • houd de gegevens bij in het rooster van aftreden, geef aan wanneer er een verkiezing nodig is
    • check of een besluit statutair genomen kan worden of in strijd is met het huishoudelijk reglement
  • Bij een externe partij die secretariaatswerkzaamheden uitvoert, is de secretaris eerste aanspreekpunt voor contractuele zaken.

Penningmeester

  • De penningmeester is verantwoordelijk voor het bijhouden van de ledenadministratie (doordat dit gecombineerd is met het boekhoudpakket, ligt deze taak bij de penningmeester in plaats van de secretaris). De penningmeester kan dit delegeren aan een externe partij, met instemming van de overige bestuursleden.
  • De penningmeester voert het financiële beheer:
  • het doen van de boekhouding
    • het opstellen van een financieel jaarverslag
    • het bijhouden van een financieel archief
    • het afhandelen van de dagelijkse financiële zaken (een tweede bestuurslid heeft eveneens toegang tot de bankzaken via de bankpas – dit wordt binnen het bestuur zelf afgestemd)
    • het jaarlijks opstellen van de begroting
  • het bewaken van de begroting
    • een goed financieel beheer
    • een realistische begroting
    • een regelmatige analyse van kosten
  • het (doen laten) werven van financiële middelen:
    • Contributies
    • Deelnemersbijdragen
    • (Donateurs)
    • (Sponsors)
    • (Acties)
  • zorgdragen voor onkosten en vergoedingen
  • het regelen van fiscale, juridische zaken en verzekeringen
  • Contactpersoon voor de kascommissie

De kascommissie

Binnen elke rechtspersoon stelt een kascommissie vast of de penningmeester het beheer van de financiën op een verantwoorde wijze heeft uitgevoerd. De kascommissie is het controleorgaan in de organisatie en geeft na controle haar goedkeuring over het gevoerde financiële beleid. De kascommissieleden worden meestal voor 2 jaar aangesteld.

Daarnaast zijn er nog een aantal niet bestuursfuncties die door leden bekleed kunnen worden. Dit zijn:

Communicatieadviseur (incl. het monitoren van diverse communicatiekanalen)

  • Het opstellen van een communicatieplan, het periodiek (jaarlijks) actualiseren daarvan, het organiseren van een periodiek (jaarlijks) evaluatiegesprek hierover in het bestuur
  • Verantwoordelijke voor de organisatie van de communicatie vanuit het bestuur via (in ieder geval) drie communicatielijnen:
  • Bijv. communicatief goed aangekondigde en ‘verzorgde’ ledenfacturatie e.d.
  • Community communicatie. Mobiliserend voor bestaande leden. Op het snijvlak van ‘social’ en ‘inhoud’
  • Inhoudelijk, activiteit gebonden communicatie. Bijv. het seminar, de zomerborrel e.d.
  • Toezicht houden op de communicatiekanalen van het bestuur, in ieder geval de website
  • Jaarlijkse evaluatie in het bestuur organiseren
  • Periodieke (kwartaal)rapportage/analyse ter informatie in het bestuur brengen
  • Jaarlijkse evaluatie in het bestuur organiseren van de contracten rond functioneel en technisch beheer van de website

Activiteitencoördinator

Het organiseren van activiteiten vraagt om enige coördinatie. De coördinator organiseert de activiteiten niet zelf, maar helpt de organisatoren van activiteiten op weg en houdt de activiteitenkalender in de gaten.